Eisenhowerova matica je riešenie

Stane sa to.

Nech sme akokoľvek usilovní, akokoľvek pozorní a nech máme veci zdanlivo dokonale pod kontrolou, život si aj tak ide svoje.

V ten istý deň nám príde pripomienka preventívky aj e-mail, že nám čoskoro vyprší platnosť poistky. O päť minút neskôr dostaneme správu od šéfa o deadline odovzdania projektu, ktorý sa práve presunul na deň, keď máme byť na kamošovej narodeninovej oslave. Už dávno sme mali ísť k barberovi a z umývačky práve začala vytekať voda na podlahu. Už mesiace sa snažíme nájsť si čas na niečo, čo nás baví, ale stále sa nám to nedarí.

Podrobnosti sa môžu meniť, no takéto situácie sú nevyhnuteľné. Aj tí najlepší z nás sa ocitnú v stave, keď ich množstvo povinností natoľko zahltí, že jednoducho vypnú. Môže nás lákať povedať si „proste to urob“, ale neustále bičovanie k ďalšiemu výkonu nás môže nechať vyhorených, zmätených a ešte zavalenejších než na začiatku. Stáva sa to aj tým najlepším z nás.

Aké je teda riešenie? Čo robiť, keď nemôžeme všetko pustiť z hlavy, ale hnať sa ďalej nasilu tiež nefunguje? Odpoveď ponúka jeden z najpremyslenejších a zároveň jednoduchých nástrojov na riadenie času, aké kedy vznikli:

Eisenhowerova matica.

Metóda, ktorá vyhrala vojnu

Eisenhowerova matica nesie meno Dwighta D. Eisenhowera, veliteľa z druhej svetovej vojny, 34. prezidenta Spojených štátov a chlapa, ktorý rozhodne nebol žiadne béčko. Pomáha zorientovať sa v zložitých situáciách, súperiacich zoznamoch povinností a protichodných prioritách.

Hoci túto metódu nevymyslel, zásluhy pripisoval nemenovanému mentorovi, jeho výnimočná schopnosť určovať priority a rozdeľovať problémy do zvládnuteľných celkov dávala poriadok obrovským úlohám, pred ktorými stál. Vďaka tomu dokázal veliť desaťtisícom mužov, zvládať egá ostatných veliteľov, chrániť životy svojich vojakov a ešte si v rozvrhu nájsť čas na partiu v kartách .

Pravdepodobne nedostaneme za úlohu zorganizovať oslobodenie Francúzska od nacistov, hoci uvidíme, čo prinesie rok 2027, no nepochybujem, že život je dnes zložitejší než kedykoľvek predtým. Keď vstupujete do tridsiatky, očakáva sa od vás, že budete pomaly profesionálmi, ktorí cieľavedome budujú kariéru. Máte mať jasno v tom, o čo vám v živote ide, byť emocionálne stabilní a fyzicky silní, a popritom si nachádzať čas na rodinu a blízkych.

V pracovnom živote prináša Eisenhowerova matica efektivitu. V osobnom živote? Slobodu.

Nie je to jednoduché ani za najlepších okolností. Ak však chceme znovu prevziať kontrolu nad svojím životom, Eisenhowerova matica nám ponúka začiatok: rozlíšiť, čo je naliehavé a čo je dôležité.

Dôležité verzus naliehavé: ako používať Eisenhowerovu maticu

Naliehavosť v zásade určuje to, ako veľmi je úloha časovo citlivá a aké vážne následky bude mať jej nesplnenie. Ak do nedele nezrušíme skúšobné obdobie appky, z účtu nám odíde desať eur. Ak do dvadsiateho druhého nepredložíme klientovi návrh, obráti sa na niekoho iného. Ak o pätnásť minút nevytiahneme pizzu z rúry, zostane nám zuhoľnatená hmota, alebo zuhoľnatený dom, podľa toho, ako dlho ju tam necháme.

Kým naliehavosť súvisí s tým, kedy treba úlohu splniť, dôležitosť súvisí s jej dosahom, s trvalými, dlhodobými výsledkami, ktoré chceme dosiahnuť. Môže to znieť samozrejme, ale pravda je jednoduchá: v zmätku ľahko stratíme svoje konečné ciele.

Ak sa chceme dostať tam, kam túžime dôjsť, musíme poctivo zhodnotiť cesty, po ktorých práve kráčame.

„Plány sú nanič, ale plánovanie je všetko.“ Dwight D. Eisenhower

Keď dokážeme úlohu posúdiť podľa týchto dvoch kritérií, môžeme ju zaradiť do jedného zo štyroch kvadrantov:

• Dôležité a naliehavé: Urob to.
• Dôležité, ale nenaliehavé: Rozhodni sa.
• Naliehavé, ale nedôležité: Deleguj.
• Ani naliehavé, ani dôležité: Vyraď.

Hoci to vyzerá zrozumiteľne, nenechaj sa pomýliť predstavou, že tým sa to končí. Ku každému kvadrantu patrí celý spôsob, ako pristupovať k povinnostiam, ktoré doň zaradíme. Pre každého muža, ktorý chce mať plán, však neexistuje lepší základ na zvládanie zložitých úloh ani lepšie miesto, kde začať, než…

Urob to: dôležité a naliehavé

Urob zahŕňa úlohy, ktoré považujeme za dôležité a zároveň časovo citlivé. To sú veci, ktoré treba urobiť a treba ich urobiť dnes.

Keď cez toto kritérium prefiltrujeme svoj zoznam povinností, nepodstatné veci začnú rýchlo odpadávať. Získame oveľa jasnejšiu predstavu, kde začať. Rovnako dôležité je, že jasné vymedzenie priorít nám bráni plytvať časom, zdrojmi a mentálnou energiou na úlohy, ktoré v skutočnosti nie sú zásadné.

Pre každého, kto sa niekedy hrdinsky vrhol na svoj zoznam povinností, len aby skončil vyčerpaný a s pocitom, že vlastne nič poriadne nedosiahol, môže práve toto znamenať zásadný rozdiel.

A tým sa to nekončí.

Keď sa učíme sústrediť na to úplne najpodstatnejšie, nestávame sa iba produktívnejšími. Rozvíjame aj jednu zo základných schopností potrebných na vedenie ľudí v núdzovej situácii. V kríze, či už prepustia polovicu kancelárie, alebo vypukne požiar na svadbe tvojho bratranca, sa do konania pustí človek, ktorý vie, čo treba urobiť.

Rozhodni sa: dôležité, ale nenaliehavé

Nemusí sa to urobiť hneď, ale musí sa to urobiť poriadne.

Od prípravy na otcovstvo cez premyslenie prekvapenia až po rozhodnutie naučiť sa každý mesiac jednu novú zručnosť na opravy v domácnosti, do Rozhodni sa patria úlohy, ktoré nás skutočne približujú k našim cieľom a k človeku, ktorým sa chceme stať. Žiaľ, práve tieto úlohy sa zároveň najľahšie odkladajú.

Veci, na ktorých nám skutočne záleží, nemôžeme nechať na náhodu ani bezstarostne dúfať, že všetko nejako dobre dopadne.

Zaradenie úlohy do Rozhodni nám nedáva iba čas na účinné plánovanie. Poskytuje nám aj priestor znovu sa sústrediť na dlhodobé ciele, ktoré chceme dosiahnuť. Keď svoje plány prepojíme s ich zmyslom, nepomáha nám to iba zostaviť ich. Môže nám to pomôcť aj skutočne ich uskutočniť.

Deleguj: nedôležité a naliehavé

Na prvý pohľad to môže pôsobiť odtrhnuto od reality, ako jedna z tých prázdnych rád, ktorými sú zamorené biznisové blogy a ktoré sa netýkajú nikoho s ročným príjmom pod 120-tisíc eur. Väčšina z nás predsa nie je manažérmi ani vedúcimi. Ako teda máme v praxi zvládať povinnosti, ktoré nepotrebujú dôkladné plánovanie, ale napriek tomu si vyžadujú okamžitú pozornosť?

Tak, že požiadame o pomoc.

Deleguj nie je iba názov kategórie. Je to zásadná výzva odložiť ego a požiadať niekoho, aby nám pomohol.

Do tohto nepatria úlohy, ktoré sa nám nechce robiť. Patria sem veci, ktoré sa dajú zvládnuť aj bez nás.

Rezerváciu treba vybaviť do siedmej, partnerov projektu treba previesť po priestoroch, riad treba umyť. Nič z toho však nevyžaduje, aby sme to osobne urobili práve my.

Môže nám to pripadať nelogické, možno dokonca sebecké, ale účinné odovzdanie naliehavých, no nedôležitých úloh zabezpečí, že práca bude hotová, a zároveň nám uvoľní ruky. Možno aj na oddych, ktorý už zúfalo potrebujeme.

Tým z nás, ktorí sú vo vedúcich pozíciách, delegovanie nepomáha iba viesť. Ľuďom okolo nás zároveň dáva príležitosť učiť sa a rásť.

Vyraď: nedôležité a nenaliehavé

Vyraď, sa nachádza na priesečníku „nenaliehavé“ a „nedôležité“, a môže pôsobiť ako najmenej podstatná zo všetkých možností, ako zberná kategória na všetko, čo sa nezmestilo nikam inam. Nič však nemôže byť ďalej od pravdy.

Rozhodnutie úlohu vypustiť je v konečnom dôsledku rovnako zásadné ako rozhodnutie vykonať ju.

Aby bolo jasné, Vyraď neznamená jednoducho „ignoruj“. Nejde o to nechať menej podstatné veci vyšumieť. Ide o ich vedomé odstránenie. V pracovnom živote to môže znamenať zrušenie zbytočných postupov alebo porád, ktoré sa dali vybaviť jedným mailom.

V osobnom živote to môže znamenať prehodnotenie jednorazovej láskavosti, z ktorej sa medzičasom stal záväzok, novoročného predsavzatia, ktoré nás nikam neposúva, alebo dokonca priateľstva, ktoré už vyprchalo.

Môže to znieť tvrdo, možno až brutálne, ale tú otázku si musíme položiť: Ak nám neublíži, keď to neurobíme načas, a nepomôže nám, keď to dokončíme, prečo to vlastne robíme?

Práve tu spočíva skutočná genialita Eisenhowerovej matice. Za jej jednoduchosťou a univerzálnosťou sa skrýva výzva.

Výzva pustiť sa do konania, keď niečo nemožno ignorovať.

Výzva znovu sa sústrediť na svoju konečnú víziu a ciele.

Výzva prejaviť pokoru a podeliť sa o pracovnú záťaž.

Výzva odstrániť to, čo nás neobohacuje.

Keď Eisenhowerovu maticu začneme používať v pracovnom živote, prináša efektivitu. A v osobnom živote?

Slobodu.