Ďalšie tipy na produktivitu od ľudí múdrejších ako som ja – 2. časť

Pokračovanie článku Tipy na produktivitu od ľudí múdrejších, ako som ja – 1. časť.

 

“Sústreď každú minútu ako Riman – ako muž – na konanie toho, čo je pred tebou s úprimnou vážnosťou, nežne, ochotne a spravodlivo. Osloboď sa od všetkého ostatného, čo ťa vyrušuje. Určite sa ti to podarí, ak budeš robiť všetko tak, ako by to bola posledná vec v tvojom živote. Prestaň byť bezcieľny, nedovoľ tvojim emóciám, aby prevážili to, čo ti hovorí tvoja myseľ…”
– Marcus Aurelius, Myšlienky k sebe

Mám rád, keď knihy a ich kapitoly začínajú citátmi. Mám pocit, že im to pridáva na vážnosti. Nastáva však riziko, že najhlbšou myšlienkou celej knihy bude práve ten jeden citát, ktorý navyše nepochádza z úst autora.

Tohoto rizika sa tentokrát nebojím, pretože tento článok, podobne ako ten prvý, nebude obsahovať moje vlastné tipy na produktivitu, ale to najlepšie, čo som na túto tému zozbieral od ľudí múdrejších ako som ja.

 

1. Zjedzte žabu ako prvú (Mark Twain)

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”
– Mark Twain

Najťažšiu a najdôležitejšiu vec urobte ráno ako prvú. Výhod to má hneď viacero. Tak ako píše Mark Twain, nič tažšie vás už v ten deň nečaká. Ďalším plusom je, že aj v prípade, ak by nastali neočakávané zmeny plánu a vy nemôžete dokončiť ďalšie úlohy, viete, že to najdôležitejšie ste už splnili.

 

2. Čím viac času na úlohu máte, tým zložitejšia sa vám bude javiť (C. Northcote Parkinson)

“Práca sa rozrastá do takej miery, aby vyplnila čas, ktorý je k dispozícii na jej plnenie.”
– C. Northcote Parkinson

Cyril Northcote Parkinson, britský historik a spisovateľ, v roku 1955 uverejnil v novinách The Economist esej, ktorej prvá veta vošla do histórie ako Parkinsonov zákon: práca sa rozrastá do takej miery, aby vyplnila čas, ktorý je k dispozícii na jej plnenie. Inými slovami, čím viac času na úlohu máte, tým zložitejšia sa vám bude javiť.

Ak máte na úlohu len 24 hodín, časový tlak vás prinúti sústrediť sa len na to najpodstatnejšie. Ak však na tú úlohu budete mať týždeň, 6 dní si budete zozbieravať hordu potrebných materiálov. Ak na úlohu budete mať nebodaj mesiac a viac, prvé 2 týždne strávite lamentovaním, ako nič nestíhate.

 

3. Not-To-Do List (Tim Ferriss)

“Not-to-do lists are often more effective than to-do lists for upgrading performance. The reason is simple: what you don’t do determines what you can do.”
– Tim Ferriss, fourhourworkweek.com

Už v prvom článku som spomínal dôležitosť spísania si všetkých úloh, ktoré sú pred vami. Ďalším logickým krokom je urobiť si pre každý deň To-Do list, teda zoznam úloh, ktoré chcete splniť. Zaujímavá rada od Tima Ferrissa znie, napísať si aj Not-To-Do list – zoznam vecí, ktoré nechcete robiť. Takýto zoznam je podľa neho často dokonca efektívnejší ako tradičný To-Do list, pretože to, čo nebudete robiť, ovplyvní to, čo robiť budete.

Prakticky to znamená to, že Tim každé ráno vstane a na papier si napíše 3 veci, ktoré chce v ten deň splniť s tým, že prvá je najdôležitejšia (naša žaba z prvého bodu). A vedľa tohoto zoznamu si napíše 3 veci, ktoré v ten deň nechce robiť.

Odučenie sa zlozvykov dáva priestor pre naučenie sa nových zvykov.

 

4. Inbox Zero (Merlin Mann)

“It’s about how to reclaim your email, your atten­tion, and your life. That “zero?” It’s not how many mes­sages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.”
– Merlin Mann

Jedna z najlepších rád na produktivitu v dobe, kedy sme všetci pripútaní k svojim e-mailom, je Inbox Zero.

Neviem, či ste si to niekedy uvedomili, ale inbox je len schránka, do ktorej vám prichádzajú nové e-maily. Predstavte si, že by ste sa k svojej fyzickej poštovej schránke začali správať rovnako ako k e-mailu. Otvoríte schránku, pozriete si, čo vám prišlo – faktúry, SIPO, listy, reklamy, reklamy a reklamy – a všetko to opäť natlačíte naspäť do schránky. Už po pár dňoch by sa tento “systém” stal úplne nepoužiteľným. Nemali by ste šajnu, čo ste zaplatili, čo nie, na čo ešte musíte odpovedať a čo je len balast. Namiesto toho si poštovú schránku udržiavame prázdnu a poštu roztriedime. Reklamy idú do zberu, faktúry k faktúram a listy do múzea.

Toto znamená Inbox Zero a rovnako sa začnite správať k svojím e-mailom. Ak už vďaka predchádzajúcemu článku čítate e-maily len 2x denne, rozšírte si tento zvyk o jeden kľúčový zvyk navyše. Ak prečítate e-mail, urobte s ním jednu z nasledujúcich vecí: vymažte ho, ak ho už nebudete potrebovať, archivujte ho (áno, aj také tlačítko v Gmaili existuje), ak je možné, že sa k nemu budete raz musieť vrátiť, odpovedzte naň, alebo ho prepošlite ďalej. Tadá, a máte prázdnu schránku – Inbox Zero, ktorá je pripravená prijať nové emaily.

Prečo aplikovať Inbox Zero? Pretože vám to rapídne zníži podvedomý stres. Neveríte mi? Skúste to. Vaša hlava bude vedieť, že ste na nič nezabudli a nič neprehliadli. Ak máte v schránke 4000 e-mailov, kto vie, či ste na niečo nezabudli?

 

5. Naučte sa povedať nie (James Altucher)

“When you say yes to something you don’t want to do, here is the result: you hate what you are doing, you resent the person who asked you, and you hurt yourself.”
– James Altucher, The Power of No

Niekedy tie najdôležitejšie veci v živote sú tie najjednoduchšie. Prvý krok k time managementu a produktivite ja naučiť sa povedať nie. Nie projektom, ktoré za to nestoja, nie stretnutiam s ľuďmi, ktorí vám nemajú čo dať, nie veciam, ktoré nie sú vaša priorita.

 

6. Byť zaneprázdnený je forma lenivosti (Tim Ferriss)

“Being busy is a form of laziness – lazy thinking and indiscriminate action.”
– Tim Ferriss, The 4-Hour Workweek

Kontroverzné tvrdenie, ale zamyslite sa nad tým. Ak ste zaneprázdnený, pravdepodobne neaplikujete vyššie spomenutých 12 bodov (vrátane predchádzajúceho článku). Možno je na čase niektoré z vašich úloh delegovať niekomu inému, možno je na čase usporiadať si priority a povedať nie veciam, ktoré vás nedostávajú bližšie k vášmu cieľu.

Tento Ferrissov citát podľa mňa má znieť provokačne. Aby ste sa zastavili a zamysleli. Nemá náhodou pravdu? Nie som len lenivý a namiesto toho, aby som si veci lepšie zorganizoval, sa v nich topím?

 

Ďalšie články v sérii o produktivite:

1. Tipy na produktivitu od ľudí múdrejších, ako som ja – 1. časť
2. Ďalšie tipy na produktivitu od ľudí múdrejších, ako som ja – 2. časť

 

Korektúra: Ivana Badiarová